Hantera fakturabilagor i Faktum Faktura

I Faktum Faktura kan du bifoga PDF-dokument med dina fakturor. Dessa bilagor kan sedan skrivas ut, exporteras och skickas via E-post till dina kunder som en del av fakturan. Detta kan till exempel användas för att skicka med fakturaunderlag som till exempel tidrapporter eller inköpsordrar.

Bilagor skall vara i PDF-format och kan vara upp till 20 MB.

Bilagor kopieras

I samband med att du lägger till en bilaga på en faktura kommer programmet att skapa en kopia av dokumentet och spara i sitt eget register. Detta innebär att ytterligare förändringar i orginalfilen inte kommer påverka dokumentet som bifogats med en faktura. Om du gjort förändringar i orginalfilen och behöver uppdatera fakturabilagan kan du radera bilagan och lägga till den igen. En ny kopia kommer då skapas från den nya orginalfilen.

Du kan också radera orginalfilen utan att det påverkar det dokument som bifogats med en faktura i Faktum Faktura.

Faktum Faktura använder en mapp på din dator för att lagra kopior av dina bilagor. Under inställningar i programmet kan du ändra vart på din dator kopior av bilagor skall lagras.

Bilagor per faktura

Varje faktura har sin egen lista av bilagor och Faktum Faktura håller automatiskt reda på vilka bilagor som hör ihop med vilken faktura.

Säkerhetskopior i molnet

Faktum Faktura erbjuder möjligheten att säkerhetskopiera dina bilagor till vår molntjänst. Detta kostar inget extra utan ingår i din licens. Om du aktiverar säkerhetskopiering till molnet kommer programmet automatiskt att säkerhetskopiera alla dina bilagor till molnet. Detta betyder att en kopia av dina bilagor finns lagrade på våra servrar och kan återställas från dessa om du till exempel får problem med din dator eller programmet till en annan dator.

Faktum Faktura sköter automatiskt uppladdningen av filer till våra servrar och du behöver inte göra något när funktionen väl är aktiverad.

Bilagor kommer också alltid att finnas lagrade på din egen dator, även om du aktiverat kopiering till molnet.

Denna tjänst är frivillig och du väljer själv om du vill aktivera den eller inte.

Observera – Säkerhetskopieringen till molnet gäller endast fakturabilagor. Du behöver fortfarande säkerhetskopiera din databas som vanligt, även om du aktiverar funktionen för säkerhetskopiering av bilagor till molnet.

Behåll dina bilagor offline

Om du väljer att inte använda funktionen för säkerhetskopiering till molnet finns det ett par saker att tänka på. Dina bilagor kommer endast att lagras lokalt på din egen dator och det är viktigt att du säkerhetskopierar dessa. Bilagor inkluderas ej i den vanliga säkerhetskopieringen som Faktum Faktura gör.

Om du installerar Faktum Faktura på en ny dator måste du också manuellt flytta mappen med bilagor till den nya datorn. Annars kommer dessa att försvinna.

Som standard lagrar programmet dina bilagor i mappen “Faktum\Fakturabilagor\” i din dokumentmapp och det är denna du behöver säkerhetskopiera. Du kan också själv ändra vart programmet ska lagra dina bilagor men tänk då på att uppdatera din säkerhetskopiering för att matcha detta. Mer information om hur du ändrar plats för bilagorna finns längre ned i detta kapitel.

Ett tips för egen säkerhetskopiering av bilagor är att använda till exempel OneDrive eller Dropbox för lagring av bilagor.

Öppna en sparad bilaga

Du kan när som helst öppna en bilaga genom att dubbelklicka på den i vyn över aktuella bilagor. När du dubbelklickar på en bilaga öppnas den kopia av dokumentet som finns lagrat i Faktum Faktura. Orginalfilen behöver ej finnas kvar.

---

 

Skapa din första faktura med bilaga

Att aktivera stöd för fakturabilagor gör du enklast i samband med att du skapar din första faktura med en bilaga.

Detta gör du på följande sätt:

1. Klicka på “Dokument” på vänster sida.
2. Klicka på fliken “Faktura” i överkanten.
3. Klicka därefter på knappen [Skapa ny] för att skapa en ny faktura.
4. Klicka på [Bilagor] i fönstrets nedre kant för att komma till vyn för bilagor.

Aktivera stöd för bilagor

Första gången du använder bilagor i en faktura kommer du att bli ombedd att aktivera funktionen och göra grundläggande inställning gällande hurvida bilagor ska säkerhetskopieras till molnet eller inte.

Du kan läsa mer om skillnaden mellan att ha dina bilagor online eller offline längre upp i detta kapitel. Välj det alternativ som passar dig bäst. Du kan också ändra denna inställning vid senare tillfälle.

Om du inte vet vad du ska välja här rekommenderar vi att du sparar dina bilagor online.

Klicka i alternativ (1) från bilden nedan för att spara dina bilagor i molnet.

Klicka i alternativ (2) från bilden för att endast lagra dina bilagor på din egen dator. Om du väljer att inte lagra dina bilagor online är det viktigt att du läser igenom detta dokument och är införstådd med hur lagringen av bilagorna sker i offline-läge och vad det innebär när det kommer till säkerhetskopiering mm.

När du gjort ditt val, klicka på [Aktivera] för att gå vidare.

Funktionen aktiverad

Funktionen för fakturabilagor är nu aktiverad och du kan börja skapa bilagor med dina fakturor.

Lägg till ny bilaga

Du lägger lättast till en ny bilaga på en faktura genom att klicka på knappen [Skapa ny].

Fönstret för ny bilaga kommer upp

Här väljer du vilket dokument du vill lägga till som bilaga på den aktuella fakturan. Klicka på [Bläddra] för att leta upp det dokument du vill lägga till som bilaga.

Välj en fil

Klicka dig fram till den fil du vill lägga till som bilaga. Klicka därefter på knappen [Öppna].

Lägg till bilagan

När du har valt rätt dokument som du vill använda som bilaga, klickar du på knappen [Lägg till bilaga] för att slutföra.

Bilagan tillagd

Ditt dokument ligger nu med som en bilaga på den aktuella fakturan.

Hitta till inställningar för bilagor

1. Klicka på “Inställningar” på vänster sida.
2. Klicka på fliken “Diverse” uppe i högra hörnet.
3. Klicka på “Bilagor” för att få fram inställningar för fakturabilagor.

Inställningar för fakturabilagor

Nedan ser du hur inställningarna för fakturabilagor ser ut.

(1) Sökväg till bilagor

Här kan du ändra vart Faktum Faktura ska spara lokala kopior av dina bilagor.

I standardinställningen lagras bilagor i din dokument-mapp under “Faktum\Fakturabilagor” men du kan lätt ändra detta genom att klicka på [Ändra] och bläddra dig fram till den mapp där du vill att bilagor ska lagras.

Om du redan har bilagor registrerade i programmet kommer dessa att flyttas till den nya mappen när du ändrar sökväg till bilagor.

Tänk på att det är viktigt att säkerhetskopiera den mapp du valt för lagring av bilagor, om du inte väljer att använda säkerhetskopiering av bilagor till molnet.

(2) Bilagor vid utskrift

Denna inställning avgör om Faktum Faktura ska skriva ut bilagor i samband med att fakturor skrivs ut. Om du markerar detta alternativ kommer programmet först att skriva ut din faktura och därefter skriva ut alla bilagor som finns registrerade på fakturan.

Samma gäller om du skickar fakturan via E-post till dina kunder. Faktum Faktura kommer då att bifoga även bilagorna i meddelandet till dina kunder.

(3) Spara bilagor online

Här kan du ändra inställningen för om dina bilagor ska sparas online i molnet eller inte. Var noga med att säkerhetskopiera dina bilagor om du väljer att inte spara dessa online. Läs mer om hur bilagor i offline-läge fungerar tidigare i detta kapitel.

(4) Information om bilagor

Här ser du information om hur många bilagor som hanteras av Faktum Faktura. “Sparade online” anger hur många av bilagorna som finns säkerhetskopierade till våra servrar. “Sparade lokalt” är det antal bilagor som endast finns lagrade på din egen dator. Dessa har ej säkerhetskopierats till molnet och du måste därför sköta säkerhetskopieringen av dessa på egen hand.

Observera att fakturor som sparas online även lagras lokalt på din dator. Detta innebär att det kan finnas fler filer på din hårddisk än vad programmet uppger som antal lokalt sparade bilagor. Detta är helt normalt.